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# 運営の流れと自動で起きること

> 時期ごとに、運営がやること・システムが自動でやること・参加者に届くものを一覧にしました。

ハッカソンの運営で「いつ・誰が・何をするか」をまとめたページです。**運営が操作しないと起きないこと** と、**操作しなくても自動で起きること** を分けて書いています。

## 時期ごとの流れ

「運営がやること」の括弧の中は、その操作をする場所です。どれも、左メニューの **ハッカソン企画管理** → 企画を開く → ハッカソンを開いた画面のタブです。

| 時期 | 運営がやること | 自動で起きること | 参加者に届くもの |
| - | - | - | - |
| 公開 | ハッカソンを公開する。必要なら **フォロワーに通知** を押す（**概要** タブ） | — | フォロワーへのお知らせメール（ボタンを押したときだけ） |
| 募集中 | 応募状況を確認する（**参加者管理** タブ） | スプレッドシート連携の更新、Google カレンダーを連携している参加者の予定登録 | 応募完了メール、アプリ内通知 |
| 申込締切 | （抽選方式なら）当落を確定する。必要なら抽選待ちの人に結果の連絡時期をメールする（**参加者への連絡** タブ） | チーム編成ステータスが「調整中」になる | — |
| 当落確定 | **手動で選ぶ** か **ランダム抽選** で確定する（**参加者管理** タブ） | ステータスの変更、スプレッドシートとカレンダーの更新 | 当選メール / 補欠メール、アプリ内通知 |
| 辞退者が出たとき | 何もしなくてよい | 同じ枠の補欠・キャンセル待ちから、一番早く応募した人が繰り上がる | 繰り上げメール |
| チーム編成 | チームを調整して確定する（**参加者管理** タブ → **チーム編成をする**） | — | **何も届きません**（必要ならメールで連絡） |
| 開催の前日〜当日の朝 | 当日の案内は自分でメールを送る（**参加者への連絡** タブ） | 開催まで24時間を切ったハッカソンの参加者にリマインド | アプリ内通知・プッシュ通知のみ（メールではない） |
| 提出締切の前日 | — | 成果物をまだ出していない参加者にリマインド | アプリ内通知・プッシュ通知のみ |
| 提出締切後 | — | チーム編成が「ロック中」になり、変更できなくなる | — |
| 結果発表 | 受賞を設定し、結果を公開する（**成果物・結果管理** タブ。[手順](/guides/results)） | 初めて公開したときだけ、結果発表メールを送る | 結果発表メール（受賞者には賞の名前入り） |

<Note>
  リマインドは毎朝9時ごろにまとめて送られます。その時点で開催まで24時間を切っているハッカソンが対象なので、開始時刻によっては **開催当日の朝** に届きます（例：10時開始なら当日の9時ごろ）。対象は参加が確定している人（「参加確定（先着）」と「抽選確定」）だけです。
</Note>

## 参加者に自動で届くメール

運営が **参加者への連絡** から送るメールとは別に、次のメールはシステムが自動で送ります。

| メール | 送られるとき | 宛先 |
| - | - | - |
| 応募完了 | 参加者が応募したとき | 応募した本人（先着・キャンセル待ち・抽選待ちのどれでも同じ内容） |
| キャンセル完了 | 参加者が自分でキャンセルしたとき | キャンセルした本人 |
| 運営キャンセルのお知らせ | 運営がキャンセルし、通知する設定にしたとき | キャンセルされた人 |
| 当選 | 当落を確定したとき | 抽選確定になった人 |
| 補欠 | 当落を確定したとき | 補欠になった人 |
| 繰り上げ | 補欠・キャンセル待ちから繰り上がったとき、追加抽選で当選したとき | 繰り上がった人 |
| チームへの招待 | チームのメンバーが参加者を直接招待したとき | 招待された人 |
| チームオーナーの交代 | オーナーがキャンセルし、別のメンバーがオーナーになったとき | 新しいオーナー |
| 成果物への招待 | 成果物の共同編集に招待されたとき | 招待された人 |
| 結果発表 | 結果を初めて公開したとき | **応募した全員**（下の注意を見てください） |

<Warning>
  **結果発表メールは、ステータスに関係なく応募した全員に届きます。** キャンセルした人、補欠のまま参加しなかった人にも届きます。送られるのは最初に公開したときの1回だけで、公開を取り消して再公開しても、もう一度は送られません。
</Warning>

## 自動では届かないもの

次のものはシステムからは送られません。必要に応じて [参加者にメールを送る](/guides/email) から連絡してください。

* 当日の集合場所・持ち物・タイムテーブルなどの案内（開催前のリマインドは通知だけで、中身は「明日開催です。準備をお忘れなく！」という一言です。開催当日の朝に届いた場合も「明日開催です」と表示されます）
* チームが確定したことのお知らせ
* 申込締切や応募内容の不備についての連絡
* 締切後参加リンクの案内（リンクは運営から直接渡します）

<Tip>
  運営からメールを送るときは、**送信対象ステータスを必ず選んでください**。選ばないと、キャンセルした人にも届きます。
</Tip>

## 運営の操作が取り消せないもの

| 操作 | 取り消し |
| - | - |
| 当落の確定 | できません |
| 運営キャンセル | 画面からはできません（CraftStadium 運営に連絡） |
| チームの確定 | 成果物提出締切の前なら **確定を解除** できます |
| 結果の公開 | 非公開に戻せますが、送ったメールは取り消せません |


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