参加者にメールを送る

参加者への一斉メール、名前などの差し込み、予約送信、送信履歴の使い方です。

この操作をする場所：左メニューの ハッカソン企画管理 → 企画を開く → ハッカソンを開く → 参加者への連絡 タブ

参加者への連絡 タブを開くと、上にメールの作成画面、下に 送信履歴 が表示されます。

例として、申込締切の後・抽選の前に「抽選待ち」の人へ結果の連絡時期を知らせるメールを作っています。

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送信の手順

1. 差出人を作る（はじめてのときだけ）

   差出人が「未設定」のあいだは、件名と本文を入力できず、送信もできません。差出人 の横の ＋追加 を押して、送信者プロフィールを作ります。

   • プロファイル名：運営の中で見分けるための名前です。参加者には表示されません
   • 送信者名：メールの「From」に表示される名前です
   • 返信先メールアドレス：参加者がこのメールに返信したときの宛先です

   

   作った差出人は組織で共有され、次からはプルダウンで選べます。鉛筆のマークで編集、ごみ箱のマークで削除できます。

2. 送る相手を選ぶ

   対象 で次のどれかを選びます。

   • 全参加者
   • チーム選択（Pro）：チームのオーナーに送ります。ほかのメンバーを CC に入れるかは CC の設定 で決めます
   • 個別に選択（Pro）

   続けて 宛先 を押し、送信対象ステータス で送る相手のステータスにチェックを入れます。ステータスごとの人数と、送る人数（送信対象: N名）が表示されます。

   
3. 件名と本文を書く

   本文は太字、見出し、箇条書き、リンク、画像、表などの書式が使えます。

   このブラウザに書きかけの文面がないときは、件名と本文に 見本の文面（「【】開催直前のご案内・最終確認のお願い」）が最初から入っています。見本のタイムテーブルや持ち物は実際のハッカソンの内容ではありません。誰かの下書きと思ってそのまま送らないよう、件名と本文をすべて書き換えてから送ってください。

4. 名前などを差し込む

   本文の下にある 参加者名 / チーム名 / ハッカソンタイトル のボタンを押すと、最後にカーソルがあった件名か本文に差し込まれます。送信時に一人ひとりの名前などに置き換わります。

5. プレビューを確認する

   右下の 送信 を押すと、すぐには送られず メールプレビュー が開きます。差出人、送信対象の一覧（名前・メールアドレス・チーム・ステータス）、件名、本文（サンプルの名前入り）を確認します。

   
6. 送信タイミングを選んで確定する

   プレビューの下のほうで 今すぐ送信 か 予約送信 を選び、注意事項を確認して 送信を確定する を押します。ここで初めて送信されます。やめるときは 戻る を押します。

   

送信対象ステータスは必ず選んでください。 何も選ばないと「未選択の場合は全参加者に送信されます」となり、本人がキャンセルした人や運営キャンセルした人にも届きます（宛先の「全参加者（N名）」の人数にも含まれています）。当選者だけに送りたいときは「抽選確定」（先着方式なら「参加確定」）を選びます。プレビューの送信対象一覧で、キャンセルした人が入っていないかも確認してください。

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事務局のアドレスを CC に入れる

送ったメールの控えを事務局の受信箱に残したいときは、CC に事務局のアドレスを入れておきます（Pro）。CC が「未設定」のまま送ると、参加者が返信しない限り、事務局には何も残りません。

• このハッカソンだけ：作成画面の CC を押し、メールアドレスを入れて ＋ を押します。最大5件まで入れられ、入れた時点で保存されます。このハッカソンから送るメールすべてに自動で付きます
• 組織のすべてのハッカソン：左下の 組織設定 → メール タブの デフォルトCC設定 に入れます。ハッカソンごとに CC を変えていない場合は、こちらが使われます
• ハッカソンごとに変えた CC は、デフォルトに戻す で組織の設定に戻せます
• チームメンバー全員をCCに含める をオンにすると、対象を「チーム選択」にしたときに、オーナー以外のメンバーも CC に入ります

メールプレビューには From・Reply-To・To だけが表示され、CC は表示されません。CC が入っているかは、作成画面の CC の欄で確認してください。

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時期ごとの送る相手の例

時期	送る相手（送信対象ステータス）	内容の例
申込締切の後・抽選の前	抽選待ち	結果の連絡時期、今後の日程
当落確定の後	抽選確定（先着なら参加確定）	事前説明会、Slack の招待、当日の案内
当落確定の後	補欠	繰り上げの仕組み、連絡の時期
当落確定の後（定員に届かない人数で確定したとき）	抽選待ち	落選のお知らせ（落選の人に知らせる）
開催の直前	抽選確定（先着なら参加確定）	持ち物、集合場所、タイムテーブル

当落確定・繰り上げ・結果公開のお知らせは自動で届くので、一斉メールで送る必要はありません（運営の流れと自動で起きること）。

文面は生成 AI で下書きできます。時期ごとのメールのプロンプトを AI で入力内容を下書きする › 参加者へのメール にまとめています。

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差し込みのボタンを使う理由

{{参加者名}} のような差し込みは、ボタンで入れてください。手で入力すると、{{ と }} の間の空白や、差し込みの途中だけ書式が変わっていることが原因で、置き換わらずにそのまま届くことがあります（全角の括弧は自動で半角に直されます）。

送信前のプレビューで「未定義の変数が含まれています」と表示された場合は、置き換わらない箇所があります。直してから送るか、意図した表記であれば 意図した表記なので、このまま送信する にチェックを入れて送ります。

使える差し込みは「参加者名」「チーム名」「ハッカソンタイトル」の3つです。全角の括弧は自動で半角に直されます。

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予約して送る

プレビュー画面の 送信タイミング で 予約送信 を選ぶか、送信 ボタン横の ▼ から選びます。▼ からは「明日 9:00 に予約」「明日 18:00 に予約」「日時を指定して予約…」が選べます。どれを選んでも、送る前にプレビューが開きます。

• 指定した時刻から15分以内に送信が始まります
• 送信先は送信する時点のステータスで決まります（予約後にキャンセルした人には送られません）
• 予約は 送信履歴 から取り消せます

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送信履歴

参加者への連絡 タブの下にある 送信履歴 で、送ったメールの状態（予約中 / 送信中 / 完了 / 一部失敗 / 失敗 など）を確認できます。

• 一部の人に届かなかった場合は、詳細から 未送信の参加者に再送 できます。すでに届いた人には送られません
• Markdownでコピー で本文をコピーし、次回の文面のたたき台にできます

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注意

• メールを送ってもステータスは変わりません。 当落の確定は 抽選・当落を確定する で行ってください。当落確定のお知らせは自動で届きます
• 送信は取り消せません（予約送信は送信が始まる前なら取り消せます）
• メールアドレスが登録されていない人には送られません
• 書きかけの文面は、使っているブラウザに保存されます。別のパソコンでは引き継がれません