運営の流れと自動で起きること

時期ごとに、運営がやること・システムが自動でやること・参加者に届くものを一覧にしました。

ハッカソンの運営で「いつ・誰が・何をするか」をまとめたページです。運営が操作しないと起きないこと と、操作しなくても自動で起きること を分けて書いています。

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時期ごとの流れ

「運営がやること」の括弧の中は、その操作をする場所です。どれも、左メニューの ハッカソン企画管理 → 企画を開く → ハッカソンを開いた画面のタブです。

時期	運営がやること	自動で起きること	参加者に届くもの
公開	ハッカソンを公開する。必要なら フォロワーに通知 を押す（概要 タブ）	—	フォロワーへのお知らせメール（ボタンを押したときだけ）
募集中	応募状況を確認する（参加者管理 タブ）	スプレッドシート連携の更新、Google カレンダーを連携している参加者の予定登録	応募完了メール、アプリ内通知
申込締切	（抽選方式なら）当落を確定する。必要なら抽選待ちの人に結果の連絡時期をメールする（参加者への連絡 タブ）	チーム編成ステータスが「調整中」になる	—
当落確定	手動で選ぶ か ランダム抽選 で確定する（参加者管理 タブ）	ステータスの変更、スプレッドシートとカレンダーの更新	当選メール / 補欠メール、アプリ内通知
辞退者が出たとき	何もしなくてよい	同じ枠の補欠・キャンセル待ちから、一番早く応募した人が繰り上がる	繰り上げメール
チーム編成	チームを調整して確定する（参加者管理 タブ → チーム編成をする）	—	何も届きません（必要ならメールで連絡）
開催の前日〜当日の朝	当日の案内は自分でメールを送る（参加者への連絡 タブ）	開催まで24時間を切ったハッカソンの参加者にリマインド	アプリ内通知・プッシュ通知のみ（メールではない）
提出締切の前日	—	成果物をまだ出していない参加者にリマインド	アプリ内通知・プッシュ通知のみ
提出締切後	—	チーム編成が「ロック中」になり、変更できなくなる	—
結果発表	受賞を設定し、結果を公開する（成果物・結果管理 タブ。手順）	初めて公開したときだけ、結果発表メールを送る	結果発表メール（受賞者には賞の名前入り）

リマインドは毎朝9時ごろにまとめて送られます。その時点で開催まで24時間を切っているハッカソンが対象なので、開始時刻によっては 開催当日の朝 に届きます（例：10時開始なら当日の9時ごろ）。対象は参加が確定している人（「参加確定（先着）」と「抽選確定」）だけです。

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参加者に自動で届くメール

運営が 参加者への連絡 から送るメールとは別に、次のメールはシステムが自動で送ります。

メール	送られるとき	宛先
応募完了	参加者が応募したとき	応募した本人（先着・キャンセル待ち・抽選待ちのどれでも同じ内容）
キャンセル完了	参加者が自分でキャンセルしたとき	キャンセルした本人
運営キャンセルのお知らせ	運営がキャンセルし、通知する設定にしたとき	キャンセルされた人
当選	当落を確定したとき	抽選確定になった人
補欠	当落を確定したとき	補欠になった人
繰り上げ	補欠・キャンセル待ちから繰り上がったとき、追加抽選で当選したとき	繰り上がった人
チームへの招待	チームのメンバーが参加者を直接招待したとき	招待された人
チームオーナーの交代	オーナーがキャンセルし、別のメンバーがオーナーになったとき	新しいオーナー
成果物への招待	成果物の共同編集に招待されたとき	招待された人
結果発表	結果を初めて公開したとき	応募した全員（下の注意を見てください）

結果発表メールは、ステータスに関係なく応募した全員に届きます。 キャンセルした人、補欠のまま参加しなかった人にも届きます。送られるのは最初に公開したときの1回だけで、公開を取り消して再公開しても、もう一度は送られません。

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自動では届かないもの

次のものはシステムからは送られません。必要に応じて 参加者にメールを送る から連絡してください。

• 当日の集合場所・持ち物・タイムテーブルなどの案内（開催前のリマインドは通知だけで、中身は「明日開催です。準備をお忘れなく！」という一言です。開催当日の朝に届いた場合も「明日開催です」と表示されます）
• チームが確定したことのお知らせ
• 申込締切や応募内容の不備についての連絡
• 締切後参加リンクの案内（リンクは運営から直接渡します）

運営からメールを送るときは、送信対象ステータスを必ず選んでください。選ばないと、キャンセルした人にも届きます。

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運営の操作が取り消せないもの

操作	取り消し
当落の確定	できません
運営キャンセル	画面からはできません（CraftStadium 運営に連絡）
チームの確定	成果物提出締切の前なら 確定を解除 できます
結果の公開	非公開に戻せますが、送ったメールは取り消せません